Documents
Documents trabaja con las bibliotecas de documentos de tus sitios de SharePoint: lista los archivos y carpetas de una ruta, sube archivos, crea carpetas, consulta los datos de un elemento, lo comparte con otras personas o lo elimina.
Úsalo cuando tu empresa guarda la documentación compartida en SharePoint y un flujo tiene que dejar allí lo que produce o consultar lo que hay.
Cuándo usarlo
- Quieres archivar en la biblioteca del departamento cada factura o contrato que procesa el flujo.
- Al abrir un proyecto quieres crear su carpeta en el sitio de SharePoint del equipo.
- Un agente de IA tiene que listar los documentos de una carpeta para elegir cuál leer.
- Necesitas compartir un documento con un colaborador externo sin entrar en SharePoint.
Configuración
Necesitas una credencial Microsoft Shared Point, que se conecta iniciando sesión con tu cuenta de Microsoft. Al crearla eliges el acceso: con Read Only solo puedes leer; para subir, crear, compartir o eliminar elige Full Access. Consulta Credenciales.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Credential (obligatorio) | La credencial Microsoft Shared Point con la que se accede a tus sitios. |
| Operation (obligatorio) | Lo que hace el componente. Ver Operaciones. Por defecto, Get Drive Items. |
| Mode | Cómo indicas dónde trabajar: By Selector (eliges sitio, biblioteca, carpeta y elemento de una lista) o By Manual Entry (escribes sus identificadores y rutas). Por defecto, By Selector. |
| Site (obligatorio) | El sitio de SharePoint. La lista se carga al elegir la credencial. |
| Library/Drive (obligatorio) | La biblioteca de documentos del sitio. |
| Path (obligatorio) | La carpeta de la biblioteca, por ejemplo /Documentos/Informes. Puedes elegirla de la lista o escribirla. En Get Drive Items, Upload File y Create Folder. |
| Item Type | Qué elementos se tienen en cuenta: Files & Folders, Files only o Folders only. Por defecto, Files & Folders. En Get Drive Items y en las operaciones sobre un elemento. |
| Search Items | Un nombre o una palabra para filtrar la lista Items. Después de escribirlo, pulsa el botón de recargar de Items. En Delete Item, Share Item y Get Item Metadata. |
| Items (obligatorio) | El archivo o la carpeta con el que trabajas. En Delete Item, Share Item y Get Item Metadata. |
| Depth Limit | Cuántos niveles de subcarpetas se recorren: 1 solo mira el contenido directo de la carpeta, 2 entra en un nivel de subcarpetas, y así sucesivamente. Afecta a las listas Path e Items y al resultado de Get Drive Items. Por defecto, 1. Después de cambiarlo, vuelve a elegir la biblioteca o recarga Items. |
| File Name | El nombre con el que se guarda el archivo subido. Si lo dejas vacío, se usa el nombre original. Solo en Upload File. |
| File Content (obligatorio) | El archivo que se sube. Conecta la salida de un componente que entregue archivos o escribe la dirección web de un archivo. Solo en Upload File. |
| Folder Name (obligatorio) | El nombre de la carpeta nueva. Solo en Create Folder. |
| Share Recipients (obligatorio) | Los correos de las personas con las que compartes, separados por comas. Solo en Share Item. |
| Share Role | Qué pueden hacer: read (ver), write (editar) u owner (propietario). Por defecto, read. Solo en Share Item. |
| Share Message | Un mensaje opcional para las personas con las que compartes. Solo en Share Item. |
| File Types Filter | Extensiones de archivo separadas por comas para quedarte solo con esos archivos, por ejemplo .pdf,.docx. Solo en Get Drive Items. |
| Items Count | Cuántos elementos se devuelven como máximo. Por defecto, 100. Solo en Get Drive Items. |
Con Mode en By Manual Entry, las listas se sustituyen por campos de texto: Site ID (el identificador del sitio), Document Library (el identificador de la biblioteca), Folder Path (la ruta de la carpeta; por defecto, /) e Item ID (el identificador del archivo o la carpeta). Puedes obtener estos identificadores con Sites y con Get Drive Items.
Operaciones
| Operación | Qué hace |
|---|---|
Get Drive Items | Lista los archivos y carpetas de una ruta, con su identificador, nombre, tamaño, enlace, enlace de descarga, fechas, tipo y carpeta en la que están. |
Upload File | Sube uno o varios archivos a la carpeta indicada. |
Create Folder | Crea una carpeta dentro de la carpeta indicada. |
Delete Item | Elimina un archivo o una carpeta. |
Share Item | Comparte un archivo o una carpeta con una o varias personas. |
Get Item Metadata | Devuelve los datos de un archivo o una carpeta: tamaño, enlaces, fechas, quién lo creó y quién lo modificó por última vez. |
Resultado
La salida Data devuelve un elemento por cada archivo o carpeta listado o subido, o un único elemento con el resultado de la operación, como la carpeta creada, la confirmación de la eliminación o los datos del elemento compartido. Si una operación falla, la salida trae un elemento con el mensaje de error en lugar de detener el flujo.
Puedes conectar el resultado a un agente para que elija o lea documentos, o a un componente de correo para enviar enlaces. El componente también se puede conectar a un Agente como herramienta, para que el agente decida cuándo consultar o guardar documentos. Ver Tool Mode.
Ejemplo
El departamento de administración de una empresa quiere archivar en SharePoint cada factura de proveedor que llega por correo.
- Un componente de correo entrega el PDF de cada factura recibida.
- Añade Documents con la operación
Upload Filey la credencial Microsoft Shared Point de administración. - En Site elige el sitio de Administración, en Library/Drive la biblioteca de documentos y en Path
/Facturas/2026. - Conecta el PDF a File Content.
Buenas prácticas
- Sube Depth Limit solo si lo necesitas: cuantos más niveles, más tardan en cargarse las listas y la operación.
- Para que un agente trabaje en carpetas distintas en cada ejecución, usa
By Manual Entryy pásale la ruta. Delete Itemno pide confirmación, y al eliminar una carpeta se elimina todo su contenido.