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Nappai Documentation

OpenKM Folders

Esta herramienta te permite organizar y administrar las carpetas de tu repositorio documental OpenKM. Es como tener un asistente personal para tu archivo digital: puedes crear nuevas carpetas, organizarlas en subcarpetas, moverlas a diferentes ubicaciones, cambiarles el nombre o eliminarlas cuando ya no sean necesarias.

Esta integración es fundamental en Nappai para mantener tus documentos estructurados, facilitando el flujo de trabajo de tus procesos de automatización.

¿Cómo funciona?

Internamente, este componente se comunica directamente con el servidor de OpenKM, un Sistema de Gestión de Documentos (DMS).

El proceso funciona de la siguiente manera:

  1. Autenticación: Primero, el componente usa tus credenciales de seguridad para “abrir” una sesión segura en tu servidor OpenKM.
  2. Operación: Dependiendo de lo que elijas hacer (crear, mover, borrar), envía las instrucciones necesarias al servidor.
  3. Verificación: El servidor confirma si la acción se realizó correctamente y te devuelve una respuesta. Si algo sale mal (por ejemplo, intentas crear una carpeta que ya existe), te informará el motivo del error para que puedas solucionarlo.

Piensa en este componente como el “administrador de archivos” de tu flujo de automatización; asegura que tus documentos estén en el lugar correcto antes de ser procesados.

Conexión y Credenciales

Este componente requiere configurar previamente una credencial en el panel de Nappai para poder interactuar con tu servidor de OpenKM:

  1. Dirígete a la sección de Credenciales en tu panel de Nappai.
  2. Crea una nueva credencial del tipo OpenKM y guarda los siguientes campos requeridos:
    • Base URL: La dirección web de tu servidor (ej. http://localhost:8080/OpenKM).
    • Username: Tu nombre de usuario en el sistema.
    • Password: Tu contraseña de acceso.
  3. En tu flujo de trabajo, selecciona la credencial creada en el campo Credential de este componente.

Entradas

Los siguientes campos están disponibles para configurar este componente. Asegúrate de comprender qué información está proporcionando cada uno para garantizar que la operación se realice correctamente.

  • Folder ID / UUID: El identificador único (UUID) de la carpeta específica con la que deseas interactuar (ej. a3b4c5d6-...). Es esencial para identificar la carpeta de forma precisa.
  • Parent Folder UUID: El UUID de la carpeta “padre” donde se creará la nueva carpeta. Imagina que es la carpeta principal donde vas a colocar el nuevo subdirectorio.
  • Folder Name: El nombre que deseas asignar a la nueva carpeta que vas a crear.
  • Folder Path: La ruta completa jerárquica para crear una estructura de carpetas (ej. /okm:root/projects/2024). Útil para crear múltiples niveles de carpetas a la vez.
  • Destination Folder UUID: El UUID de la carpeta que servirá como destino para mover una carpeta existente.
  • New Name: El nuevo nombre que deseas asignar a una carpeta ya existente para renombrela.

Salidas

Cuando el componente se ejecuta, genera los siguientes resultados que puedes utilizar en las siguientes etapas de tu automatización:

  • Data: Contiene la información devuelta por la operación (estructura de datos). Dependiendo de la acción realizada, esta salida puede contener el éxito de la operación, la ruta de la carpeta creada o detalles sobre la carpeta consultada.

Ejemplo de Respuesta JSON

A continuación, se muestra un ejemplo simplificado de cómo se vería la estructura de datos devuelta al crear una carpera con éxito. Esto te ayudará a identificar qué variables puedes conectar en el siguiente componente de tu flujo. json { “success”: true, “folder_id”: “a1b2c3d4-e5f6-7890-abcd-ef1234567890”, “folder_path”: “/okm:root/ProjectFiles/Reports”, “message”: “Folder created successfully.” }

Nota: En un escenario de error, el campo success sería false y podrías recibir un campo adicional con el mensaje de error.

Conectividad

Este componente suele conectarse lógicamente dentro de flujos de gestión documental. Es común que:

  • Reciba la ruta o el UUID de carpetas desde componentes que generan listas de documentos o que navegan por la estructura de archivos.
  • Conecte a componentes de procesamiento de texto o archivos, que necesitan operar sobre una carpeta específica (por ejemplo, mover archivos PDF generados a una carpeta de “Archivados”).

Ejemplo de Uso

Imagina que estás automatizando el proceso de recepción de informes mensuales.

  1. Un componente anterior genera una lista de archivos nuevos.
  2. Usas este componente “OpenKM Folders” para asegurar que la carpeta “Informe_2024” exista en tu repositorio.
  3. Si la carpeta no existe, el componente la crea automáticamente.
  4. Luego, conectas este resultado a un componente de “Mover Archivos”, usando la ruta creada para guardar los informes en su lugar correcto.

Consejos y Mejores Prácticas

  • Usa Rutas Claras: Al crear carpetas con rutas completas, asegúrate de que la estructura coincida con tu organización real para evitar confusiones.
  • Verifica la Credencial: Antes de automatizar flujos críticos, prueba el componente manualmente con tus credenciales para asegurar que la conexión con el servidor OpenKM sea exitosa.
  • Manejo de Errores: Siempre conecta la salida de este componente a un flujo de “control de errores” en tu dashboard de Nappai para que, si una carpeta no se puede crear, el proceso no se detenga en seco.

Consideraciones de Seguridad

  • Protección de Credenciales: Nunca compartas tu Base URL, Username o Password directamente en los diagramas de flujo o en las descripciones de los componentes. Utiliza siempre la sección segura de Credenciales de Nappai.
  • Permisos de Usuario: Asegúrate de que el usuario configurado en las credenciales tenga permisos de escritura (crear y borrar) en las carpetas donde planeas realizar operaciones.