SMTP/IMAP Email

Este componente funciona como una puerta de enlace inteligente para tu correo electrónico. Permite a tu sistema de automatización (Nappai) comunicarse con servidores de correo estándar.

Piensa en este componente como un asistente de oficina que puede:

Enviar correos electrónicos a tus clientes o equipos.
Recibir y leer los correos que llegan a tu bandeja de entrada, e incluso descargar y “leer” los archivos adjuntos.

¿Cómo funciona?

Internamente, este componente utiliza dos protocolos estándar de internet:

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Se utiliza para enviar los correos. Es como el servicio de correos que lleva tu carta al destino.
IMAP (Internet Message Access Protocol): Se utiliza para recibir y gestionar los correos. Es como una bandeja de entrada digital que mantiene tus correos sincronizados en el servidor, permitiéndote acceder a ellos desde cualquier lugar.

Cuando ejecutas este componente, primero se conecta de forma segura a tu servidor de correo usando tus credenciales. Luego, dependiendo de la Operación que elijas (Enviar o Buscar), realiza la acción correspondiente. Si eliges recibir correos, el componente puede analizar el contenido, descargar archivos adjuntos y extraer el texto de documentos (PDFs, Word) para que otros componentes en tu flujo puedan “leerlos”.

Conexión y Credenciales

Para utilizar este componente, es fundamental que previamente hayas configurado las claves de acceso a tu correo en Nappai. Sin esto, el sistema no podrá saber a qué dirección conectarse ni cómo identificarse.

Pasos para configurar tu Credencial SMTP / IMAP:

Dirígete a la sección de Credenciales en tu panel de Nappai.
Crea una nueva credencial del tipo SMTP / IMAP.
Introduce los siguientes datos de tu proveedor de correo (Gmail, Outlook, servidor corporativo, etc.):
- SMTP Host: La dirección del servidor para enviar correos.
- SMTP Port: El número de puerto para conexión segura (usualmente 465 o 587).
- IMAP Host: La dirección del servidor para recibir correos.
- IMAP Port: El número de puerto (usualmente 993).
- Username: Tu dirección de correo electrónico completa.
- Password: Tu contraseña (o una contraseña de aplicación generada si usas Google/Microsoft).
Guarda la credencial.
En tu flujo de trabajo, en el campo de entrada Credential, selecciona la credencial que acabas de crear.

Operaciones

Este componente ofrece dos grandes capacidades que puedes seleccionar según lo que necesites hacer. Solo puedes usar una operación a la vez:

[Send Email]: Permite redactar y enviar un correo electrónico a uno o varios destinatarios. Es ideal para notificaciones, reportes o comunicados automáticos.
[Fetch Emails]: Busca correos electrónicos entrantes en tu bandeja de entrada según criterios específicos (como palabras clave o fechas). Es ideal para leer facturas, responder a consultas o procesar datos nuevos.

Para usar el componente, primero selecciona la operación que necesitas en el campo Operation.

Entradas

Los siguientes campos están disponibles para configurar este componente.

Recipient(s): La dirección de correo electrónico a quien quieres enviar el mensaje. Si hay varios destinatarios, sepáralos por comas.
Subject: El título o asunto del correo electrónico. Es lo primero que verá el destinatario.
Body: El contenido principal del mensaje. Puedes escribir texto plano o usar HTML para dar formato.
Attachments: Aquí debes vincular archivos que quieres incluir en el correo (si estás enviando).
Limit: Un número que indica cuántos correos recientes quieres obtener cuando usas la operación de búsqueda (ej. obtener los últimos 10 correos).
Folder: La carpeta específica donde buscar los correos (por defecto suele ser INBOX o Bandeja de Entrada).
Search Criteria: Filtros para buscar correos específicos (ej. “de Juan”, “con palabra clave ‘Factura’”).
Fetch Attachments: Una casilla de verificación. Si la activas, el componente descargará los archivos adjuntos de los correos encontrados.
Process Attachments: Una casilla de verificación. Si la activas, el sistema intentará extraer el texto de los archivos adjuntos descargados (como leer el contenido de un PDF o Word).
Enable OCR: Una casilla de verificación. Si la activas, el sistema usará tecnología de reconocimiento de imágenes (OCR) para extraer texto de imágenes o escaneos dentro de los correos.
Mark as Read: Una casilla de verificación. Si la activas, los correos encontrados se marcarán automáticamente como “leídos” para que ya no aparezcan con el punto rojo de no leído.

Salidas

El componente devuelve la información obtenida del servidor de correo para que puedas usarla en pasos siguientes de tu automatización.

Ejemplo de Respuesta JSON

Este es un ejemplo de cómo se ve la estructura de los datos (JSON) cuando encuentras correos utilizando la operación Fetch Emails. Puedes usar estos valores (como subject, body, from_email) en otros componentes conectados a continuación. json { “status”: “success”, “emails_found”: 2, “data”: [ { “subject”: “Factura #1023 de Servicios Web”, “from_email”: “contabilidad@empresa.com”, “date”: “2023-10-27 10:30:00”, “body”: “Adjuntamos la factura del servicio mensual…”, “attachments”: [ { “filename”: “factura.pdf”, “content”: “Base64EncodedPDF…” } ] }, { “subject”: “Reunión de Equipo - Mañana”, “from_email”: “jefe@empresa.com”, “date”: “2023-10-27 09:15:00”, “body”: “Hola, confirmamos la reunión para las 10 AM.”, “attachments”: [] } ] }

Conectividad

Este componente actúa generalmente como un nodo de entrada de datos o un disparador de acciones.

Conexión Lógica (Entrada): Recibe sus instrucciones (destinatarios o criterios de búsqueda) de componentes anteriores como “Trigger” (Disparador) o “Schedule” (Programador).
Conexión Lógica (Salida): Sus salidas se conectan lógicamente a:
- Componentes de Procesamiento de Datos: Para leer el contenido de los correos encontrados.
- Componentes de Creación de Registros: Para guardar la información del correo en una base de datos (CRM o Excel).
- Componentes de Respuesta: Para devolver esa información a otro sistema.

Ejemplo de Uso

Escenario 1: Automatización de Respuesta a Leads Imagina que un cliente te envía un correo preguntando por un servicio.

Configuras el componente con la operación Fetch Emails buscando correos nuevos con la palabra “Interesado”.
Extraes el subject y el Body.
Conectas estos datos a un componente de IA (como ChatGPT) para redactar una respuesta personalizada.
Finalmente, usas el mismo componente con la operación Send Email para contestar automáticamente al cliente.

Escenario 2: Lectura de Facturas

Usas Fetch Emails con Fetch Attachments activado.
El componente baja los PDFs de las facturas.
Usas Process Attachments para extraer el texto.
Un componente de “Parsing” extrae el monto total y lo guarda en tu Excel de contabilidad.

Consejos y Mejores Prácticas

Gestión de Archivos: Si esperas recibir muchos correos con archivos pesados, asegúrate de configurar bien el límite (Limit) para no saturar tu flujo de trabajo con datos innecesarios.
OCR y Rendimiento: La opción Enable OCR es potente pero consume más recursos. Úsala solo si tienes correos con imágenes escaneadas o capturas de pantalla de las que necesitas leer el texto.
Seguridad: Nunca compartas tus credenciales SMTP/IMAP en flujos públicos o visibles para otros usuarios sin permisos.
Marcado como Leído: Si activas Mark as Read, asegúrate de haber guardado o copiado la información importante del correo antes, ya que podrías perder el acceso si el correo se borra automáticamente más adelante en el flujo.

Consideraciones de Seguridad

Privacidad de Datos: Al usar Fetch Emails, estás accediendo a la correspondencia privada de tu cuenta. Asegúrate de que tu flujo de automatización cumpla con las políticas de privacidad de tu empresa y no almacene datos sensibles (como contraseñas o números de tarjetas de crédito) si no es estrictamente necesario.
Protección de Credenciales: El campo Credential debe apuntar siempre a una credencial guardada en la sección segura de Nappai, nunca escribir la contraseña directamente en el flujo.