Google Forms Webhook
Google Forms Webhook pone en marcha un flujo cada vez que alguien rellena y envía un formulario de Google Forms. El flujo recibe las respuestas con el texto de cada pregunta, listas para guardarlas, analizarlas o contestar a quien ha escrito.
NappAI revisa el formulario aproximadamente cada minuto y, si hay respuestas nuevas, ejecuta el flujo con ellas. No tienes que configurar nada en Google: basta con la credencial y con suscribir el flujo.
Cuándo usarlo
- Cada inscripción a un evento debe guardarse en una hoja de cálculo y recibir un correo de confirmación.
- Quieres que un agente de IA lea cada respuesta de una encuesta y te avise si alguien está descontento.
- Las solicitudes de presupuesto llegan por un formulario y quieres darlas de alta en tu CRM al momento.
- Quieres avisar a tu equipo por mensajería cada vez que llega una incidencia.
Configuración
Necesitas una credencial Google Forms, que se conecta iniciando sesión con tu cuenta de Google. Consulta Credenciales.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Credential (obligatorio) | La credencial Google Forms de la cuenta dueña del formulario. |
| Form | El formulario que se vigila. Elígelo con el selector de tu Drive. Es necesario para suscribirte. |
| Data | Campo de prueba. Te permite probar el flujo con una respuesta de ejemplo sin esperar a que alguien rellene el formulario. Déjalo vacío en el uso normal. |
Activar la suscripción
El flujo solo recibe respuestas cuando está suscrito:
- Guarda el flujo y publica una versión. Para suscribirte necesitas una versión publicada del flujo. Consulta Versiones y publicación.
- En el panel de ajustes del nodo pulsa Suscribirse.
- En el panel que se abre pulsa Suscribirse. El estado pasa a Sincronizado.
Solo llegan las respuestas que se envían después de suscribirte. Si más adelante cambias de formulario, el estado aparece como Desincronizado: vuelve a suscribirte para aplicar el cambio. Desde el mismo panel puedes Cancelar suscripción cuando ya no quieras recibir respuestas.
Resultado
La salida Data contiene un elemento por cada respuesta nueva, con su identificador (responseId), las fechas de envío, el título del formulario (formTitle) y las respuestas (answers), cada una junto al texto de su pregunta. Si una pregunta admite varias opciones, llegan todas las marcadas. Si llegan varias respuestas a la vez, salen todas juntas.
Conéctala a Sheet Cells para guardar las respuestas, a un agente de IA para analizarlas o a un componente de correo para contestar.
Ejemplo
Una asociación recoge con un formulario las inscripciones a su jornada anual.
- Añade Google Forms Webhook, elige la credencial Google Forms de la asociación y el formulario de inscripción en Form.
- Conecta la salida Data a Sheet Cells con la operación
Add Rowpara apuntar a cada inscrito. - Conecta también la salida a Gmail Message para enviar un correo de confirmación.
- Publica el flujo y pulsa Suscribirse.
Buenas prácticas
- Para poder contestar a quien rellena el formulario, incluye en él una pregunta con su correo electrónico.
- Prueba el flujo enviando tú mismo una respuesta al formulario después de suscribirte.
Componentes relacionados
- Forms: crear formularios y leer sus respuestas cuando lo necesites.
- Sheet Cells: guardar las respuestas en una hoja de cálculo.