M-Files

M-Files conecta tu flujo con un almacén (vault) del gestor documental M-Files. Con él puedes buscar objetos, subir documentos nuevos, descargar el fichero de un documento, bloquearlo para editarlo y desbloquearlo con una versión nueva, o eliminarlo.

Úsalo cuando los documentos de tu empresa se guardan en M-Files y quieres que un flujo los archive o los recupere sin que nadie tenga que hacerlo a mano.

Cuándo usarlo

• Llegan contratos firmados por correo y quieres subirlos a M-Files con su título.
• Un agente de IA necesita encontrar un documento por su nombre y leer su contenido para responder.
• Quieres descargar un informe de M-Files para enviarlo por correo o resumirlo.
• Un flujo genera una versión nueva de un documento y quieres guardarla en M-Files con un comentario de cambios.
• Quieres eliminar documentos que ya no se necesitan.

Configuración

Necesitas una credencial M-Files con la dirección de tu servidor, tu usuario, tu contraseña y el identificador (GUID) del almacén. Consulta Credenciales.

Campo	Qué hace
Credential (obligatorio)	La credencial M-Files con la que se accede al almacén.
Operation (obligatorio)	Lo que hace el componente. Ver Operaciones.
Search By	Solo en Search Objects. By Name busca por texto; By ID trae un objeto concreto por su número. Por defecto, By Name.
Search Query	Solo en Search Objects con By Name. El texto que se busca en los datos de los objetos. Obligatorio en ese caso.
Limit	Solo en Search Objects con By Name. Número máximo de resultados. Por defecto, 10.
Mode	En las operaciones que trabajan sobre un objeto existente. Custom: escribes el número del objeto en Object ID. Dynamic: eliges el objeto en la lista Object, que se carga desde el almacén. Por defecto, Custom.
Object Type	El tipo de objeto de M-Files, por ejemplo Document (0). La lista se carga desde tu almacén. Aparece en las operaciones que trabajan sobre un objeto y en Search Objects con By ID.
Object ID	El número del objeto en M-Files. Obligatorio con Mode en Custom y en Search Objects con By ID.
Object	Con Mode en Dynamic. La lista de objetos del tipo elegido, para seleccionar uno sin conocer su número.
File ID	Solo en Download Document. El fichero que se descarga, si el objeto tiene varios. Vacío, se descarga el primero.
File URL	Obligatorio en Upload Document y Check In. La dirección del fichero que se sube, o el fichero codificado en Base64 como data:.
Document Title	Solo en Upload Document. El título del documento nuevo en M-Files. Vacío, se usa el nombre del fichero.
Check-in Comment	Solo en Check In. Un comentario opcional que describe los cambios de la versión nueva.

Operaciones

Operación	Qué hace
Search Objects	Busca objetos por texto o trae uno por su número, con sus propiedades.
Upload Document	Sube un fichero y crea con él un documento nuevo en el almacén.
Download Document	Descarga el fichero de un documento.
Check Out	Bloquea un objeto para editarlo, de forma que nadie más pueda cambiarlo mientras tanto.
Check In	Sustituye el fichero de un objeto bloqueado por uno nuevo, guarda el comentario y lo desbloquea.
Cancel Check Out	Quita el bloqueo de un objeto sin guardar cambios.
Delete Object	Elimina un objeto. Si estaba bloqueado, primero quita el bloqueo. El objeto pasa a la vista de eliminados del almacén.

Resultado

La salida Data devuelve lo que responde M-Files. En Search Objects sale un elemento por cada objeto encontrado, con sus propiedades. En Download Document sale el fichero codificado en Base64, junto con su nombre y su tipo, listo para pasarlo a un componente que lo lea o lo adjunte. En el resto de operaciones sale la confirmación de M-Files.

El componente también se puede conectar a un Agente como herramienta, para que el agente busque o descargue documentos cuando los necesite. Ver Tool Mode.

Ejemplo

Un despacho quiere archivar en M-Files los contratos que los clientes envían firmados.

1. El flujo empieza con el correo que trae el contrato adjunto.
2. Añade M-Files con la operación Upload Document.
3. En File URL conecta la dirección del adjunto y en Document Title escribe Contrato seguido del nombre del cliente.
4. Conecta Data a un componente de mensajería que avise al responsable de que el contrato ya está archivado.

Buenas prácticas

• Para cambiar el contenido de un documento, haz primero Check Out y después Check In con el fichero nuevo.
• Usa Mode en Dynamic mientras pruebas el flujo, para elegir el objeto de la lista. Cuando el número del objeto llegue de un paso anterior, usa Custom.
• Si la lista Object Type no se carga, revisa que la credencial sea correcta y vuelve a cargarla con el botón de refrescar.